Les formalités liées à l’embauche de votre 1er salarié

Vous créez votre entreprise ou développez votre activité et recrutez votre 1er salarié ? Pour préparer cette étape importante en toute sérénité, vous devez procéder à un certain nombre de formalités obligatoires. Affiliations, documents à préparer, affichages obligatoires, DPAE, contrat de travail... Nos experts spécialisés en gestion administrative du personnel vous expliquent les différentes formalités et démarches obligatoires à faire en amont et au moment de l’embauche.

Quelles sont vos obligations en amont de l’embauche du salarié ?

S’assurer de la possibilité d’embauche

Si le salarié est un ressortissant hors UE, vous devez vérifier que le futur salarié est titulaire d’une autorisation de travail. Pour cela, il est imposé de demander à la préfecture l’authentification de l’autorisation de travail, par mail ou courrier recommandé, au moins 2 jours ouvrables avant la date d’embauche.

Affilier l’entreprise aux institutions de protection sociale

Lors de son arrivée, votre salarié devra être affilié aux organismes de retraite, mutuelle et prévoyance (le cas échéant) mais aussi à un Service de Santé au Travail (SST). Vous devez donc prendre contact avec chaque organisme afin de mettre en place le contrat nécessaire.

Vous procurer certains documents obligatoires

• La Convention collective, à mettre à disposition de votre salarié.
• Le registre du personnel, à compléter le moment venu.
• La fiche de l’entreprise à demander au Médecin du travail.
• Le Document Unique d’Evaluation des Risques professionnels (DUER) qui recense tous les risques professionnels encourus par les salariés et les actions possibles pour les éviter en fonction de l’activité de votre entreprise. La médecine du travail pourrait vous y aider.

Préparer les affichages obligatoires

À l’arrivée de votre salarié, certaines informations devront obligatoirement être affichées :

• Les coordonnées de l’inspection du travail et du service de médecine du travail compétent
• Les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques
• Les consignes de sécurité, d’incendie et d’avertissement de zone de danger
• Les interdictions de fumer et vapoter
• Les articles du Code du Travail relatifs à la prévention du harcèlement moral et sexuel
• Les horaires de travail collectif

Plus d'informations sur l'affichage obligatoire

Déterminer la journée de solidarité

La journée de solidarité est une journée de travail non rémunérée pour les salariés. Elle est destinée au financement d’actions en faveur de l’autonomie de personnes âgées ou handicapées.

À défaut d’accord collectif, c’est l’employeur qui détermine les modalités, après consultation du comité d’entreprise, ou à défaut, des délégués du personnel (s’ils existent).

Constituer une trousse de 1er secours

Selon le Code du Travail, les lieux de travail doivent être équipés d’une trousse de secours adaptée à votre activité et accessible permettant d’effectuer les premiers soins (désinfectant, gants à usage unique, compresses, sparadrap, pansements, bande de maintien, ciseaux à bout rond, …).

S’assurer de l’effectivité de l’assurance responsabilité civile employeur

Certaines professions, doivent mettre en place une assurance responsabilité civile employeur afin d’assurer les potentielles conséquences financières en cas de dommages corporels, matériels ou immatériels. Il s’agit notamment des professionnels de santé, du droit, de l’immobilier, etc. Il vous faudra vous assurer
que votre contrat couvre l’activité de votre futur salarié.

Quelles sont vos obligations au moment de l’embauche ?

Faire une déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Il est obligatoire d’ouvrir un compte à l’Urssaf et réaliser une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) au moment de l’embauche ou au plus tôt 8 jours avant.

Établir le contrat de travail

Vous devez établir le contrat de travail en 2 exemplaires puis les faire signer par le salarié.

Remettre les documents au salarié

Au plus tard le 7ème jour calendaire à compter de la date d'embauche

• L'identité des parties à la relation de travail ;
• Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur ;
• L'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi ;
• La date d'embauche ;
• La date de fin ou la durée prévue du contrat (si contrat est à durée déterminée) ;
• La durée et les conditions de la période d’essai (nouvelle information à communiquer au salarié suite à l’entrée en vigueur du décret du 30 octobre 2023) ;
• Les éléments constitutifs de la rémunération indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
• La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes.

⚠️ A noter : La loi prévoit une communication individuelle de ces éléments. La durée et les conditions de la période d’essai, à fournir au plus tard un mois après l’embauche du salarié, doivent aussi être communiqués individuellement.

Au plus tard dans le mois suivant la date d'embauche

• L'identité de l'entreprise utilisatrice (dans le cas d’un salarié temporaire) ;
• Le droit à la formation assuré par l'employeur (nouvelle information à communiquer) ;
• La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
• La procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail (nouvelle information à communiquer) ;
• Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement ;
• Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées (nouvelle information à communiquer).

⚠️ A noter : Mise à part la durée et les conditions de la période d’essai, ces informations peuvent être communiquées collectivement aux salariés, via une note de service.

Retrouvez toutes les documents à fournir lors de l'embauche d'un salarié

Prendre contact avec le service de santé au travail

Hormis les cas où une visite médicale d’aptitude est exigée (professions à risques, ou salariés « fragiles »), votre salarié sera convoqué à une visite médicale de prévention et d’information dans les 3 mois suivants l’embauche. Pour ce faire, il est nécessaire de contacter le Service de Santé au Travail (SST) auquel vous avez effectué votre affiliation et une convocation à destination de votre salarié vous sera remise en ce sens.

Inscription du salarié sur le registre personnel

Pensez bien à inscrire le salarié sur le registre du personnel.